DEM DET THC là gì? Phân tích nghiệp vụ và cách tối ưu chi phí container thực tế

Trong quy trình vận tải container nội địa và quốc tế, việc kiểm soát các loại Local Charges như DEM, DET và THC đóng vai trò then chốt để duy trì tính ổn định của chuỗi cung ứng. Tại Hoàng Diệp, thông qua quá trình hỗ trợ khách hàng xử lý bộ chứng từ XNK, chúng tôi nhận thấy nhiều đơn vị thường xuyên phát sinh chi phí ngoài kế hoạch do chưa tách bạch được các mốc thời gian tính phí của Hãng tàu và Terminal.

Việc xác định chính xác DEM DET THC là gì không chỉ giúp bộ phận Ops (Operations) kiểm soát tiến độ thông quan mà còn là cơ sở để bộ phận kế toán đối soát Invoice chính xác, tránh các khoản phí lũy tiến phát sinh trong quá trình lưu kho bãi hoặc chậm trả vỏ rỗng.

Phân tích nghiệp vụ: DEM, DET và THC là gì trong vận hành Logistics

Để quản trị dòng tiền và chi phí vận hành, doanh nghiệp cần phân loại các nhóm phí này dựa trên chủ thể thu phí và vị trí thực tế của container:

• DEM (Demurrage – Phí lưu container tại cảng): Là khoản phí do hãng tàu áp dụng khi container vượt quá thời gian miễn phí nằm trong khu vực bãi cảng (Terminal). Mốc tính DEM bắt đầu từ ngày container được dỡ xuống bãi cho đến khi chủ hàng làm thủ tục kéo container ra khỏi cổng cảng.
• DET (Detention – Phí lưu container ngoài cảng): Là phí do Hãng tàu thu tính từ thời điểm container được kéo ra khỏi cổng cảng cho đến khi vỏ rỗng được hoàn trả về Depot được chỉ định trên lệnh giao hàng (D/O). Phí DET gắn liền với tiến độ làm hàng tại kho của doanh nghiệp. Việc chuẩn hóa quy trình rút hàng khỏi container sẽ giúp rút ngắn thời gian chiếm dụng thiết bị, đảm bảo vỏ rỗng được hoàn trả về Depot sớm nhất có thể, từ đó triệt tiêu hoàn toàn rủi ro phát sinh phí DET.
• THC (Terminal Handling Charge – Phí xếp dỡ tại cảng): Đây là phụ phí cho các hoạt động nghiệp vụ tại cầu cảng như bốc xếp container từ tàu xuống bãi và ngược lại. Căn cứ theo Thông tư 39/2023/TT-BGTVT, THC là một phần cấu thành trong giá dịch vụ cảng biển, được Hãng tàu thu hộ Terminal để bù đắp chi phí vận hành bến bãi.

Một điểm quan trọng trong nghiệp vụ là sự khác biệt giữa Free DEM và Free Storage. Tại các cảng lớn như Cát Lái hay Cái Mép, dù Hãng tàu có thể cấp 7 ngày Free DEM, nhưng Terminal thường chỉ áp dụng 3-5 ngày Free Storage theo quy định nội bộ. Do đó, doanh nghiệp vẫn có khả năng phát sinh phí lưu bãi cho Terminal dù vẫn nằm trong thời hạn miễn phí của Hãng tàu.

Phân biệt bản chất “phí lưu cont” và “phí lưu bãi” trên Invoice

Trong nghiệp vụ vận tải thực tế, “phí lưu cont” hay “phí lưu bãi” là những cách gọi phổ thông. Tuy nhiên, để xử lý quyết toán chính xác, bộ phận kế toán và Ops tại Hoàng Diệp luôn phân định rõ dựa trên chủ thể thu phí và vị trí container. Việc nhầm lẫn hai khái niệm này thường dẫn đến sai sót trong việc lập dự toán chi phí logistics cho mỗi lô hàng.

Phí lưu cont: Phụ thuộc vào vị trí hiện tại của thiết bị

Cách gọi “lưu cont” thực chất là tên gọi chung cho việc sử dụng container vượt quá thời hạn miễn phí của hãng tàu. Để xác định chính xác loại phí, chúng ta căn cứ vào vị trí của container:

• Container trong cảng: Khoản phí phát sinh là DEM. Nguyên nhân thường do chậm trễ trong khâu lấy lệnh hoặc thông quan.
• Container ngoài cảng: Khoản phí phát sinh là DET. Thường do tiến độ rút hàng tại kho chậm hoặc sự cố điều phối xe trả vỏ rỗng về Depot.

Phí lưu bãi: Storage Charge do Terminal trực tiếp thu

Trái ngược với phí lưu cont, “phí lưu bãi” là khoản tiền chi trả cho việc chiếm dụng diện tích mặt bằng tại bãi cảng. Khoản phí này được tính dựa trên số ngày container nằm tại bãi vượt quá thời hạn miễn phí của Terminal.

Kinh nghiệm thực tế: Một điểm lưu ý quan trọng là thời gian miễn phí lưu bãi thường ngắn hơn thời gian miễn phí lưu cont . Ví dụ, Hãng tàu có thể cấp 7 ngày miễn phí DEM, nhưng Cảng chỉ cấp 3-5 ngày miễn phí lưu bãi. Do đó, từ ngày thứ 6, doanh nghiệp có thể phải chi trả đồng thời cả phí DEM và phí Storage cho cùng một container.

Bảng so sánh đặc điểm Storage và DEM/DET

Free Time và cơ chế tính phí lũy tiến theo bậc thang

Free Time (thời gian miễn phí) là khoảng thời gian Hãng tàu hoặc Terminal cho phép doanh nghiệp sử dụng container hoặc lưu bãi mà không phát sinh chi phí. Tuy nhiên, tại Hoàng Diệp, chúng tôi luôn khuyến cáo khách hàng cần đặc biệt lưu ý đến phương thức tính ngày để tránh các sai số trong dự toán.

Phương thức tính ngày: Calendar Day vs. Working Day

Tùy theo chính sách của từng Hãng tàu, Free Time có thể được tính theo hai cách:

• Working Day: Chỉ tính các ngày làm việc, loại trừ thứ Bảy, Chủ Nhật và ngày lễ.
• Calendar Day: Tính tất cả các ngày trên lịch. Đây là cách tính phổ biến nhất hiện nay, khiến doanh nghiệp dễ phát sinh chi phí nếu hàng về sát các dịp nghỉ lễ dài ngày.

Lưu ý nghiệp vụ: Mốc thời gian Cut-off (giờ cắt máng) cũng ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính ngày. Nếu việc Gate-out diễn ra sau giờ quy định, container có thể bị tính thêm một ngày DEM dù thực tế chưa bước sang ngày mới trên lịch.

Cơ chế phí bậc thang

Hầu hết các Hãng tàu đều áp dụng biểu phí lũy tiến cho DEM và DET. Nghĩa là, đơn giá trên mỗi container sẽ tăng dần theo số ngày chậm trễ.

• Bậc 1 (Ngày 1-5 sau Free time): Mức phí cơ bản.
• Bậc 2 (Ngày 6-10): Mức phí có thể tăng gấp 1.5 lần.
• Bậc 3 (Ngày 11 trở đi): Mức phí cao nhất, thường nhằm gây áp lực buộc chủ hàng phải hoàn trả thiết bị nhanh chóng.

Việc chậm trễ chỉ 1-2 ngày tại các bậc phí cao có thể làm thay đổi hoàn toàn biên lợi nhuận của lô hàng.

Combined/Mixed Free Time – Giải pháp tối ưu hóa quỹ thời gian

Trong quá trình đàm phán hợp đồng vận chuyển hoặc lựa chọn Booking, doanh nghiệp nên ưu tiên loại hình Combined Free Time (thời gian miễn phí gộp).

Sự khác biệt giữa Separated và Combined

• Separated (Tách riêng): Doanh nghiệp được cấp số ngày cố định cho DEM (ví dụ 7 ngày) và DET (7 ngày). Nếu bạn dùng hết 8 ngày DEM và chỉ 2 ngày DET, bạn vẫn phải trả phí cho 1 ngày DEM vượt mức.
• Combined/Mixed (Gộp): Tổng số ngày được sử dụng linh hoạt (ví dụ 14 ngày). Trong trường hợp trên, tổng thời gian sử dụng là 10 ngày, doanh nghiệp vẫn nằm trong diện miễn phí hoàn toàn.

Lợi ích khi áp dụng Combined Free Time

Cơ chế gộp ngày mang lại dư địa lớn cho việc xử lý các tình huống phát sinh ngoài dự kiến như:

• Sự cố trong khâu kiểm hóa hoặc tham vấn giá tại Chi cục Hải quan.
• Kho hàng của doanh nghiệp quá tải, chưa thể tiếp nhận container để rút hàng ngay.
• Tình trạng thiếu phương tiện vận chuyển tại các Depot trả rỗng.

Đối với các lô hàng nhập khẩu số lượng lớn, đơn vị thường xuyên hỗ trợ khách hàng đàm phán với Hãng tàu để tăng quỹ Combined Free Time lên mức 14-21 ngày, tạo sự chủ động tối đa trong vận hành.

Vòng đời DEM/DET theo chiều Import và Export

Mặc dù có cùng tên gọi, nhưng điểm phát sinh của DEM và DET sẽ đảo ngược tùy theo chiều luân chuyển của hàng hóa. Việc xác định đúng thời điểm chuyển giao trách nhiệm giúp bộ phận điều độ tại Hoàng Diệp luôn chủ động trong việc kiểm soát phí phát sinh.

Đối với hàng nhập (Import Flow)

Ở chiều nhập khẩu, trình tự phát sinh phí thường diễn ra như sau:

• DEM: Tính từ khi container được dỡ xuống bãi cảng (Discharged) đến khi doanh nghiệp hoàn tất thủ tục hải quan và kéo hàng ra khỏi cổng (Gate-out).
• DET: Tính từ sau khi Gate-out đến khi vỏ container rỗng được hoàn trả về Depot theo chỉ định trên lệnh giao hàng (D/O).

Đối với hàng xuất (Export Flow)

Trình tự đối với hàng xuất khẩu sẽ ngược lại:

• DET: Tính từ lúc doanh nghiệp lấy vỏ container rỗng từ Depot về kho đóng hàng cho đến khi hạ container đầy hàng vào bãi cảng. Doanh nghiệp đừng quên bước kiểm tra container rỗng tại bãi. Nếu lấy phải vỏ hỏng rồi mang về kho đóng hàng mới phát hiện ra, chi phí đảo chuyển và tiền DET phát sinh lúc đó sẽ cực kỳ tốn kém.
• DEM: Tính từ lúc container đã hạ bãi (Gate-in) đến khi được xếp lên tàu (Loaded). Nếu tàu bị delay hoặc doanh nghiệp không kịp tiến độ đóng hàng dẫn đến trễ chuyến (Missing Vessel), phí DEM sẽ phát sinh rất cao.

Chiến thuật tối ưu chi phí và tránh phát sinh phí container ngoài dự kiến

Để giảm thiểu rủi ro tài chính từ các loại phụ phí này, đơn vị xin chia sẻ 3 kinh nghiệm quản trị thực tế:

• Kiểm tra kỹ Booking và hợp đồng: Không chỉ nhìn vào số ngày Free time, doanh nghiệp cần xác định rõ đó là Separated hay Combined, và mốc tính là Calendar Day hay Working Day.
• Tối ưu quy trình chứng từ: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan từ sớm, kiểm tra tính đồng nhất của Bill of Lading, Invoice và Packing List để tránh tình trạng chỉnh sửa chứng từ gây chậm trễ việc lấy D/O.
• Quản lý kế hoạch vận tải: Theo sát giờ Closing time và tình trạng hạ hàng tại cảng. Đối với hàng nhập, cần phối hợp chặt chẽ với đơn vị vận tải để trả vỏ rỗng ngay sau khi rút hàng, tránh để container lưu kho qua đêm hoặc vướng vào ngày nghỉ của Depot.

FAQ – Các câu hỏi thường gặp

1. DEM khác Storage ở điểm nào? 

DEM là phí thuê thiết bị container trả cho Hãng tàu, còn Storage là phí thuê mặt bằng bãi trả trực tiếp cho Cảng/Terminal. Hai khoản này độc lập và có thể phát sinh cùng lúc trên một lô hàng.

2. Tại sao tôi vẫn bị tính DET khi đã trả vỏ đúng hạn? 

Nguyên nhân có thể do bạn trả vỏ về Depot không đúng chỉ định trên D/O hoặc cập nhật thông tin trên hệ thống EIR bị chậm. Hãy luôn giữ lại phiếu xác nhận trả rỗng để đối soát với Invoice của Hãng tàu.

3. Làm thế nào để xin thêm Free time? 

Doanh nghiệp có thể đàm phán thêm Free time tại thời điểm Booking. Thông thường, các lô hàng có số lượng lớn (Volume lớn) hoặc khách hàng thân thiết sẽ dễ dàng được Hãng tàu chấp thuận cấp thêm từ 7-14 ngày miễn phí.

Kết luận

Việc nắm vững DEM DET THC là gì cùng các quy định pháp lý liên quan như Thông tư 39/2023/TT-BGTVT là nền tảng để doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí logistics. Thay vì bị động thanh toán các khoản phí phát sinh, việc chủ động trong kế hoạch lấy hàng, thông quan và trả rỗng sẽ giúp bảo vệ biên lợi nhuận cho mỗi lô hàng XNK.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp vướng mắc trong việc đối soát Invoice hoặc cần tư vấn phương án vận chuyển tối ưu để giảm thiểu phí lưu bãi, Hoàng Diệp sẵn sàng hỗ trợ rà soát và đưa ra giải pháp chuyên sâu nhất. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chi tiết!